Renginio scenarijus yra daug daugiau negu tiesiog planas. Tai lyg muzikos kūrinys, kuriame kiekviena nata turi savo laiką ir vietą. Jos negalima pamiršti, pakeisti arba sugroti netinkamu laiku. Deja, teoriškai iki skausmo žinomos taisyklės dažnai prasilenkia su realybėje taikoma praktika. Neretai net ir patyrę specialistai, suorganizavę ne vieną įmonės renginį, vis iš naujo, ir iš naujo kartoja tas pačias klaidas. Tačiau jų galima išvengti.
Būtina apibrėžti tikslą ir temą
Visuotinai žinoma, kad gerai parašytas renginio scenarijus garantuoja renginio pasisekimą. Norint kažką padaryti gerai, reikia žinoti, kodėl tai darai. Atrodo, tokia absurdiškai paprasta tiesa. Ir visiškai beprotiška tai, kad būtent čia dažniausiai daromos klasikinės klaidos.
Specialistai siūlo skirtingus renginių formatus priklausomai nuo jų tikslo. Tarkim, jeigu įmonės vakarėlio tikslas yra atsipalaiduoti ir susipažinti darbuotojams tarpusavyje. Ką daro šį straipsnį perskaitęs vedėjas? Renginio pradžioje dalyvius „apšildo” trumpais ir linksmais žaidimais, o vėliau skiria daugiau laiko laisvam ir neįpareigojančiam bendravimui. Tuomet pastabesnis skaitytojas pagrįstai paklaus, o ką daryti, jeigu įmonės vakarėlio tikslas – komandos formavimas? Klausimas taiklus, atsakymas dar konkretesnis – reikia arba vieno visus jungiančio ir į kelis etapus suskirstyto žaidimo, arba daugiau atskirų žaidimų. Šiuo atveju laisvo laiko reiktų palikti mažiau.
Dar vienas patarimas – apsibrėžkite laiko trukmę. Taip lengviau atrinksite tinkamiausius žaidimus. Žinodami tikslą ir kiek laiko truks renginys, galite sugalvoti įvairių žaidimų ir pagal juos skirstyti renginį į laiko intervalus.
Suteikite sau erdvės
Kiekvienas renginio organizavimo guru žino, kad renginio plano forma - ne matematinė lygtis. Todėl čia nėra teisingiausio arba netinkamiausio pasirinkimo. Sudarydami renginio scenarijų, manipuliuokite visais po ranka turimais įrankiais. Naudokite minčių šturmo metodą. Tai reiškia, kad ant balto popieriaus lapo rašykite visas kilusias idėjas, žaidimus ir vėliau juos sisteminkite pagal etapus ir trukmę. Planą galėtų sudaryti keturios dalys:
- Užsiėmimas;
- Trukmė;
- Papildomas aprašymas, kurį galima išskaidyti į atskirus laiko intervalus;
- Įrankiai arba žmonės, kurie būtini sklandžiai užsiėmimo eigai, tarkim, dalyviai, maistas ir pan.
Dėliodami užsiėmimus į visumą laikykitės bendros tvarkos: renginio įžanga, pagrindinė programa, neįpareigojanti pabaiga. Elkitės lyg keliautumėte į parduotuvę – Jūs turite pirkinių sąrašą, bet visuomet galite įsimesti kažką papildomai.
Renginyje taisyklė „laikas pinigai” negalioja
Patyrę renginių vedėjai pasakoja, kad retai kada renginys vyksta laikrodžio minučių tikslumu. Ir tai gerai. Juk kuo natūraliau vystosi renginio eiga, tuo geriau. Stresas atsiranda tuomet, kada neįvertiname žmogiškojo faktoriaus, įspraudžiame save į griežtus rėmus ir visa koncepcija katastrofiškai griūna. Norint to išvengti reikia laiką planuoti pagal žmonių skaičių. Tikriausiai nenustebinsime pasakę, kad didelį skaičių dalyvių sudėtingiau suburti į ratą, daugiau laiko užima užduočių paaiškinimas. Tad kuo daugiau žmonių, tuo daugiau laiko kiekvienai užduočiai reikia skirti.
Ką daryti jeigu laikas katastrofiškai tirpsta, o mes vis trypčiojame prie vienoje scenarijaus eilutėje pažymėto žaidimo? Nespauskite dalyvių. Geriau praleiskite kitus žaidimus. Atsiradus laisvai minutei visuomet galėsite įsprausti trumpą intarpą. Leiskite sau elgtis spontaniškai –improvizuoti pagal renginio eigą. Kaip brolis paklydėlis neprisiriškite, o nuklyskite ir vėliau netikėtai vėl sugrįžkite prie pirminio plano.
PATIKĖKITE RENGINIO SCENARIJŲ PROFESIONALAMS: SUSISIEKIME!
